Value Plus rozwijamy ludzi w organizacjach

Skontaktuj się z nami: +48 500 450 510 +48 696 774 113

 tim foster 1152491 unsplash

Im czystsze intencje, tym komunikacja jest jaśniejsza. Zdania są proste, krótkie i zrozumiałe. Im więcej masz do zatajenia, tym komunikacja staje się niejasna, innymi słowy „brudna”. Jak to zaobserwować w praktyce? Zdanie się wydłużają, pojawiają się opuszczenia podmiotów, w zamian królują w zdaniu przymiotniki.

Oto przykład brudnej komunikacji:

„Zaprosiłem cię na to krótkie spotkanie, ponieważ chciałem z tobą porozmawiać na temat takiej drobnej rzeczy, która, uważam, bardzo by nam usprawniła nasze cotygodniowe spotkania projektowe…”

Gdy tymczasem nie chodzi o drobną rzecz i usprawnienie, a o ważną sprawę i dużą zmianę.

Zawiły, niejasny język włącza alarm w rozmówcy. Zwłaszcza gdy masz w zwyczaju stosować zmiękczenia, by nie przestraszyć rozmówcy. Uwierz mi, on Cię zna i twoje schematy lepiej niż ty sam. Wie co za chwilę nastąpi. Owijanie w bawełnę jest przeciwskuteczne.

Jak wyrazić się jasno i bez ogródek tak, by druga osoba nie szukała drugiego dna? Narzędziem, które już znasz, które pozwala uniknąć brudnej komunikacji jest radykalna szczerość (więcej w Jeden na Jeden na str. 36).

W podanym przykładzie mogłoby to brzmieć:

„Chcę z tobą porozmawiać o naszej komunikacji podczas spotkań zespołu projektowego.”

Jeśli natomiast spotykasz się z brudną komunikacja po stronie swojego rozmówcy:

  • Dąż do maksymalnej jasności (np. mówiąc wprost: „potrzebuję jasności”, „chcę mieć pewność, że dobrze rozumiem”, „pozwól, że doprecyzuję”)
  • Sprawdzaj rozumienie (tu prawdziwe parafrazowanie)
  • Wprowadź zwyczaj podsumowywania rozmów i ustaleń
  • Zadbaj, by rozmowa była realizowana wg 3 poniższych kroków 

 

SCHEMAT DOBREJ ROZMOWY

Ustalenie celu rozmowy:

a) Zakomunikowanie własnych celów

b) Zapytanie o cel rozmówcy

  • Biorąc pod uwagę „a i b” i czas, który dziś mamy, ustalenie ostatecznego celu rozmowy
  • Określenie, po czym strony rozpoznają na koniec spotkania, że cel został osiągnięty
  • Ustalenie kiedy poruszać będziemy kwestie, które zostały zgłoszone, a nie będą dziś omawiane
  • Zakontraktowanie procedury rozmowy
  • Sposób prowadzenia rozmowy
  • Kolejność poruszania kwestii
  • Zasady (np. nie odbieramy telefonów w trakcie)

Rozwinięcie

  • Poruszanie się w tematach wyłączenie odnoszących się do celu
  • Wszystkie pozostałe tematy są parkowane (czy to, o czym mówimy dotyczy naszego celu)

Zakończenie

  • Podsumowanie ustaleń
  • Ustalenie planu działania po rozmowie
  • Ustalenie odpowiedzialności za plan działania
  • Ustalenie daty kolejnego spotkania

Bez względu na rodzaj dialogu (czy jest to rozmowa lidera z pracownikiem, coacha z coachee czy przedstawiciela handlowego z klientem) ten model zawsze się sprawdza, posuwa sprawy do przodu i daje poczucie produktywnie spędzonego czasu. Jest antidotum na spotkania organizacyjne, które odbywają się tylko po to, by dojść do konkluzji, że trzeba się spotkać kolejny raz (dialog pt. Spotykamy się, by spotkać, str. 201)

Podsumowując 😊, dobre, jasne rozmowy, niczym rozprawka, której pisanie każdy z nas opanował w szkole podstawowej, składają się ze wstępu, rozwinięcia i zakończenia. To powoduje, że rozmowy posuwają się do przodu, a ustalenia poczynione w ich trakcie są wdrażane.

Na postawie: Inga Bielińska, Zofia Jakubczyńska, "Jeden na jeden. Odważne rozmowy z pracownikami. Dialogi i praktyczne ćwiczenia" MT Biznes, Warszawa 2018

Przeczytaj również:

Agenda Taran czyli w co gramy, by uniknąć odważnych rozmów? (cz.1)

Ukryty konflikt czyli w co gramy, by uniknąć odważnych rozmów? (cz.2)

Pułapki (nie)słuchania czyli w co gramy, by uniknąć odważnych rozmów? (cz.3)

Szukasz więcej podobnych treści? Polub nas na Facebook'u i bądź na bieżąco z publikacjami. 

Zdjęcie: Tim Foster on Unsplash

{jcomments on}

Referencje